Audit des contrôles de base du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada

Décembre 2017

Bureau du contrôleur général

Pourquoi est-ce important

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère et agence respectif. En tant qu’administrateurs des comptes, les administrateurs généraux ont comme responsabilités de veiller à ce que les ressources de l’organisation soient organisées de manière à atteindre les objectifs de l’organisation, et ce, conformément aux politiques et aux procédures du gouvernement.

L’audit des contrôles de base permet aux administrateurs généraux d’avoir l’assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces au sein de leur organisation. Ainsi, les audits des contrôles de base permettent aux administrateurs généraux de connaître le niveau de conformité de leur organisation par rapport aux exigences imposées par certaines lois, politiques et directives financières.

À propos du Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada

Créée par une loi du Parlement en 1875, la Cour suprême du Canada (CSC) est la juridiction d’appel de dernier ressort du pays. Elle sert les Canadiens et les Canadiennes en tranchant des questions de droit d’importance pour le public et contribue ainsi à l’évolution de toutes les branches du droit au Canada. Le Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada (BRCSC) fournit à la Cour tous les services et l’appui dont elle a besoin pour traiter, entendre et trancher les affaires qui lui sont soumises. Il agit également comme interface entre les plaideurs et la Cour ^{Note de bas de page 1}. Les objectifs stratégiques du BRCSC sont de:

• garantir l’indépendance institutionnelle de la Cour dans le cadre d’une saine administration publique;
• améliorer constamment l’accès à la Cour et à ses services;
• favoriser le prompt déroulement du processus d’audition et de décision;
• mettre à la disposition de la Cour l’information nécessaire à la réalisation de son mandat ^{Note de bas de page 2}.

Pour l’exercice 2014-2015, les dépenses du BRCSC s’élevaient à 32 millions de dollars, et ses ressources humaines représentaient 204 équivalents temps plein ^{Note de bas de page 3}.

Objectif et portée de l’audit des contrôles de base

Cet audit avait pour objectif de veiller à ce que les contrôles de base de la gestion financière ^{Note de bas de page 4} en place au sein du BRCSC permettent de respecter les principales exigences de certaines lois, politiques et directives financières.

L’audit portait sur des transactions financières, des dossiers et des processus réalisés par le BRCSC. Les transactions ont été sélectionnées à partir de l’exercice 2014-2015. Aux fins de l’audit, un échantillon de transactions a été examiné pour chacune des politiques et directives sélectionnées. L’annexe contient une liste complète des politiques et directives incluses dans la portée de l’audit ainsi que la conformité globale pour les domaines vérifiés.

La portée de l’audit inclue toutes les transactions, les dossiers et les processus dirigés par le BRCSC à partir de l’exercice 2014-2015, avec l’exception des transactions concernant les juges de la Cour suprême du Canada, qui ont été exclues de la portée de cet audit. ^{Note de bas de page 5}

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d’audit se conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, appuyées par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Constatations et conclusions de l’audit

Les contrôles de base de la gestion financière concernant les transactions vérifiées au sein du BRCSC ont permis de satisfaire partiellement aux principales exigences fixées dans 1 des 14 politiques, directives ^{Note de bas de page 6} et lois connexes. Le BRCSC n’était pas conforme aux exigences essentielles énoncées dans les 13 autres politiques et directives vérifiées.

Certaines faiblesses ont été relevées en matière de conformité par rapport aux exigences imposées par la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et la Politique sur les marchés du CT, et dans les domaines plus généraux de documentation et d’approbation des autres politiques et directives vérifiées.

Gouvernance en matière de gestion financière

En ce qui concerne la gouvernance en matière de gestion financière, le budget n’a pas été approuvé officiellement par l’administrateur général. De plus, le ministère a subi une perte d’exploitation pour les exercices 2013-2014 et 2014-2015 quant à une activité sélectionnée, contrairement à sa politique ministérielle qui exige le recouvrement complet des coûts. En outre, selon la révision de la documentation politique et procédurale fournie par le BRCSC, l’audit a révélé des problèmes liés à la séparation des tâches en ce qui concerne les achats, la facturation et l’inventaire. De la documentation supplémentaire à l’appui de certaines transactions vérifiées par l’échantillon de l’audit n’a pas été fournie par le BRCSC. Par conséquent, l’audit n’a pas permis de conclure si ces transactions respectaient les principales exigences des politiques et directives du CT. Étant donné ce qui précède, le risque de fraude peut être accru. Le BRCSC est fortement encouragé à mener une évaluation complète des risques de fraude. Les évaluations des risques de fraude sont considérées comme une pratique exemplaire pour tous les organismes.

Passation de marchés

En ce qui concerne la passation des marchés, le mode d’approvisionnement approprié n’a pas toujours été choisi et employé conformément à ses modalités. Les documents étaient souvent manquants ou insuffisants pour atteindre leur objectif, y compris la documentation portant sur la justification du recours à un fournisseur unique, l’analyse en fonction du meilleur rapport qualité-prix, les critères d’évaluation des soumissions, l’évaluation des soumissions, les vérifications de la cote de sécurité et la justification des modifications contractuelles. De plus, les contrats et les modifications contractuelles ont parfois été signés par une personne qui n’était pas dûment autorisée à le faire.

Documentation

En ce qui concerne les cartes d’achat, les documents à l’appui de leur approbation, leur émission, leurs conditions d’utilisation et la reconnaissance des responsabilités par les détenteurs de carte d’achat n’ont pas toujours été conservés dans le dossier. De plus, les documents n’ont pas toujours été conservés dans le dossier pour prouver le besoin opérationnel qui explique les achats par cartes d’achat ou des achats qui ont été remboursés à même le fonds de petite caisse.

En ce qui concerne les déplacements, la justification n’était pas toujours exposée en détail suffisant dans les documents d’approbation pour préciser la raison du déplacement, pour démontrer que des efforts avaient été déployés afin de diminuer, de réduire au minimum ou d’éviter les déplacements, ou de corroborer les coûts qui dépassaient la limite de tarif prescrit pour la ville.

En ce qui concerne l’accueil, la justification figurant dans le dossier était parfois insuffisante pour démontrer le besoin des dépenses d’accueil ou des dépenses d’accueil particulier (y compris des événements auxquels seuls des fonctionnaires publics ont participé), ou pour justifier le choix d’un fournisseur particulier, les coûts supérieurs au coût normal admissible par personne et la nécessité de servir de l’alcool lors de l’événement d’accueil. En outre, les transactions d’accueil n’ont pas toujours été divulguées de façon proactive.

En ce qui concerne l’administration de la paye, l’audit a révélé que les ententes de rendement, les examens de rendement de fin d’exercice, ainsi que les formulaires de départ ne figuraient pas toujours dans le dossier.

Approbation

Pour ce qui est de la délégation financière, l’audit a révélé que des pouvoirs financiers avaient été conférés à certains membres du personnel n’ayant pas suivi la formation obligatoire. De plus, les approbations des cartes de spécimen de signature n’avaient pas été datées et aucune preuve n’avait été fournie afin de démontrer qu’un examen annuel officiel des pouvoirs financiers délégués avait été effectué.

En ce qui concerne les avances comptables, l’audit a révélé qu’une personne était désignée comme le dépositaire de fonds pour chacun des fonds de petite caisse. Toutefois, plusieurs employés avaient accès à chaque fonds, donnant lieu à un manque de contrôle interne. Pour ce qui est des comptes à fins déterminées, le BRCSC ne percevait pas le dépôt de garantie des appelants lorsqu’il était tenu de le faire.

Dans le domaine de la gestion du parc automobile, le BRCSC ne confirmait pas périodiquement la validité continue des permis de conduire, ne surveillait pas de façon systématique les carnets d’utilisation des véhicules et n’analysait pas les données d’utilisation afin d’évaluer les tendances d’utilisation du véhicule.

Finalement, l’audit a révélé que l’engagement des dépenses et la vérification des comptes n’étaient pas toujours approuvés par une personne ayant le pouvoir délégué, n’étaient pas toujours datés ni traités en temps opportun et qu’il n’existait pas de preuve suffisante pour les étayer. Par exemple, la preuve ne figurait pas toujours dans le dossier afin de prouver que les produits et services avaient été reçus. De plus, les transactions étaient parfois approuvées par une personne qui avait exécuté des tâches incompatibles. Par exemple, en ce qui concerne les cartes d’achats, il a été constaté que la vérification des comptes a été effectuée par le détenteur de carte d’achat, démontrant ainsi l’absence de séparation des tâches.

Recommandations

Le BRCSC devrait veiller à ce que :

1. Les pouvoirs financiers délégués soient examinés officiellement une fois par an et mis à jour, si nécessaire; que toutes les cartes de spécimen de signature comprennent la date à laquelle l’autorité appropriée a délégué le pouvoir financier au titulaire, et que tous les employés ayant un pouvoir financier délégué reçoivent la formation obligatoire avant d’exercer leur pouvoir.
2. Le budget organisationnel soit signé par l’administrateur général au début de l’exercice, que la viabilité à long terme des modèles de financement pour les activités sélectionnées soit examinée; qu’une séparation appropriée des tâches existe en ce qui concerne les achats, la facturation et l’inventaire; et que toutes ses politiques financières ministérielles soient révisées et modifiées pour assurer la pertinence. Un plan axé sur les risques devrait aussi être élaboré pour réviser toutes les autres politiques ministérielles.
3. Des documents soient conservés dans le dossier des cartes d’achat afin de corroborer l’émission de celles-ci, leur approbation et leurs conditions d’utilisation, en plus d’assurer la reconnaissance des responsabilités par le détenteur de carte d’achat et de prouver le besoin opérationnel qui explique les achats.
4. Les processus opérationnels soient améliorés et effectués de façon constante en conformité avec la Directive sur les avances comptables, et que les documents soient conservés dans le dossier.
5. Le ministère réexamine la nécessité continue de dépôts de garantie et prenne les mesures appropriées pour veiller à ce que les politiques, les procédures et les pratiques internes s’harmonisent avec les dispositions législatives applicables.
6. Les processus opérationnels soient améliorés et effectués de façon constante en conformité avec la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que les documents soient conservés dans le dossier.
7. Les processus opérationnels soient améliorés et effectués de façon constante en conformité avec la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et que les documents soient conservés dans le dossier.
8. Les processus opérationnels soient améliorés et qu’ils soient toujours effectués de façon constante avec la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, et que les documents soient conservés dans le dossier.
9. Les ententes de rendement et les examens de rendement soient consignés, conservés dans le dossier et effectués avant de déterminer la rémunération au rendement qui est due à l’employé, et que les formulaires de départ soient remplis de façon appropriée et conservés dans le dossier.
10. La validité des permis de conduire soit confirmée périodiquement; que les personnes qui utilisent les véhicules du parc automobile consignent toujours et de façon adéquate les inscriptions dans les carnets du parc automobile; que l’utilisation des carnets du parc automobile soit surveillée de façon systématique et les données dans les carnets du parc automobile soient analysées, et que l’aliénation et la radiation de véhicules soient approuvées conformément à la matrice de délégation des pouvoirs financiers.
11. La disponibilité des fonds au titre des engagements soit certifiée, signée et datée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l’engagement des dépenses, et que ce document soit conservé dans le dossier de manière à prouver que cette activité a eu lieu, et que les engagements soient établis et saisis dans le système financier en temps opportun, à la valeur prévue.
12. La vérification des comptes soit adéquatement consignée, dûment signée et datée en temps opportun par la personne dûment autorisée; que les transactions soient seulement approuvées par les personnes qui exercent des tâches compatibles; que le paiement indiqué sur la facture soit émis au bon montant, dans les limites contractuelles, et que le paiement et le règlement soient traités en temps opportun, conformément aux modalités de paiement.

Réponse de la direction

La direction a accepté la plupart des constatations de l’audit, avec quelques exceptions consignées dans le plan d’action de la direction élaboré pour donner suite aux recommandations. Le plan d’action de la direction devrait être intégralement mis en oeuvre d’ici le 31 mars 2019.

Les résultats de l’audit et le plan d’action de la direction ont fait l’objet de discussions avec le registraire de la Cour suprême du Canada et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera un suivi relativement à la mise en oeuvre du plan d’action de la direction.

Annexe : Politiques et directives prises en compte